Hoe werkt een Algemene Ledenvergadering?
Uit het Huishoudelijk Reglement is er een belangrijk artikel voor de leden van E.S.V Novus te vinden: “4.6 Het bestuur is verplicht om elk jaar aan het eind van een bestuursperiode een ALV te organiseren, hierdoor kunnen leden hun onvrede of andere belangrijke dingen kwijt. Ook moeten de penningmeester(s) tijdens de ALV de begroting van het afgelopen jaar delen.”
Een Algemene Ledenvergadering (ALV) is principe al wat de naam verkondigt, het is een open vergadering voor elk lid van E.S.V Novus. Deze vergaderingen zijn één van de belangrijke factoren in een vereniging naast feesten, activiteiten, verbinding en netwerk zoeken. Het is voor leden van E.S.V Novus ook een belang om over bepaalde kwesties mee te kunnen bepalen of daarover hun meningen te kunnen geven.
Over welke kwesties kunnen leden tijdens een ALV meepraten?
Het bestuur zorgt bij elke ALV voor een agenda. In deze agenda zullen vaak de komende punten staan:
- Opening door de voorzitter
Dit spreekt voor zich hier worden de leden verwelkomt door de voorzitter en blikt de voorzitter terug op het afgelopen bestuursperiode en jaar. - Belangrijke mededelingen en ingekomen stukken van de leden
Dit spreekt ook voor zich. Hier deelt de secretaris de mededelingen aan de leden. De ingekomen stukken zijn van leden die onderwerpen zelf hebben aangedragen. - Verslag van de vorige ALV
- Financiën
Hier laat de penningmeester(s) de jaarrekening van het afgelopen bestuursperiode en begroting voor het nieuwe jaar zien aan de leden. Ook komt hier de kascommissie tensprake die verslag doet en de leden adviseert over het goedkeuren van de financiële jaarstukken. - Samenstelling van het bestuur
Hier stellen de nieuwe bestuursleden zich voor en worden de functies gekozen via de dagelijks bestuursverkiezingen. - Rondvraag voor de leden
Hier hebben leden de kans om vragen te stellen over onderwerpen die niet op de agenda staan. Dit kunnen vragen zijn over de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging, suggesties voor nieuwe activiteiten, of vragen over het gevoerde beleid. - Sluiting door de voorzitter
Ingekomen stukken van leden
Leden van E.S.V Novus kunnen voor de Algemene Ledenvergadering zelf onderwerpen aangeven die op de agenda moeten komen. Dit gebeurt door schriftelijk een verzoek in te dienen bij het bestuur. Ook kunnen leden vragen of opmerkingen indienen, die tijdens de ALV behandeld worden onder het punt ‘ingekomen stukken’. Dit kunnen eventueel plannen voor nieuwe activiteiten of andere belangrijke zaken zijn.
De overige kwesties waar leden over mee kunnen bepalen zijn:
- Financiële zaken: verhoging van contributie, begrotingen, jaarrekening en andere financiële kwesties. Ook komen kascommissies tensprake die bestaat uit door de leden gekozen personen, controleert de financiële stukken van de penningmeester. Tijdens de ALV doet de kascommissie verslag van eventuele bevindingen en adviseert de leden over wel of niet goedkeuren van de financiële jaarstukken.
- Dagelijks Bestuursverkiezingen: Leden kiezen de voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en de penningmeester(s) tijdens de ALV.
- Huishoudelijk Regelement wijzigingen: Leden kunnen stemmen over het wijzigen van de statuten of het huishoudelijk reglement van E.S.V Novus. Deze documenten zijn het fundament van E.S.V Novus.
Stemrecht
Elk lid van E.S.V Novus heeft stemrecht tijdens de ALV. Besluiten worden doorgaans genomen met een meerderheid van stemmen, tenzij het anders bepaald is in het huishoudelijk reglement. Bij bepaalde belangrijke besluiten, zoals wijzigingen van het huishoudelijk reglement of statuten, kan een twee-derde meerderheid vereist zijn.
Extra Algemene Ledenvergaderingen
Naast de jaarlijkse ALV kunnen er ook extra Algemene Ledenvergaderingen worden georganiseerd als het nodig is. Dit kan op initiatief van het bestuur of op verzoek van een aantal leden, zoals in het huishoudelijk reglement is vastgelegd.